První česká GTD konference za námi, jaká byla?

První GTD konference je za námi.


Za investici necelých 2 000 Kč jsem dostal:

• možnost být s lidmi, kteří se zajímají o stejné téma, řeší obdobné problémy
• poslechnout si, jak je to v praxi s GTD ať už ve vztahu GTD-já, nebo s pokusy implementace ve firmě (týmu) a v neposlední řadě myšlenkové mapy (úžasný nástroj, musím pořádně oprášit, je to na další článek)
• načerpat hodně inspirace a jak to tak na konferencích bývá, hlavně "mezi řádky"
• motivaci, hodně nových myšlenek
• to vše obaleno příjemnou a zábavnou atmosférou, vč. perfektně zvládnuté organizace a servisu

Kdo nebyl, tak nepochybně do roka a do dne bude další ročník. Kdo byl, určitě má také plnou hlavu myšlenek. Nebudu zde rozebírat přednášku po přednášce, ale vezmu to trochu ze široka, takové suma sumárum, jak vidím GTD já. Tímto děkuji všem – organizátoři, přednášející, kuchaři a veškerý personál, který se o nás staral. Bylo to super a těším se na další ročník!

Omlouvám se případně všem, které v textu zmíním s pokřiveným výkladem, je to spletenec vyjadřující můj vlastní názor na věc.

Jaké jsou nejčastější problémy s GTD?

1) Ze startu se zaměřujeme hlavně na nástroj – neustále hledáme svatý grál, který nám bude k dispozici všude, za všech okolností a pokud možno, ještě aby sám třídil. Proto spousta lidí utíká od GDT jako příliš složitého systému. Nepochybně je to důsledek komfortní zóny, připodobnil bych to zázračným práškům na hubnutí, nebo "gelům na prdel", které zaručí štíhlé pozadí. Jsme zvyknutí na rychlé řešení a záplaty a pokud možno bez nutnosti velkých změn.

Jak z toho ven? Vyberte si nejlepší možný nástroj, který vám sedne, pokud to pomocí něho bude fungovat, tak u toho zůstaňte a neřeště neřešitelné. Žádná aplikace nebude dokonalá (věřím tomu, že i ty, které si napíšete sami). Koupit Omnifocus a doufat, že vše bude ok, není řešením.

Na konferenci zaznělo jednoduché – začněte s tužkou, papírem a elementárními otázkami typu čím bych chtěl, co bych chtěl, co mě štve, co mě baví... Určit si letové hladiny, nebo vzdálenosti. Pak řešit nástroj.

2) Neustálé plnění inboxu – když jsem začal s GTD, tak jsem na něj najel opravdu extrémně. Zapisoval jsem vše. Když jsem se stavoval do prodejny objednat nová plastová okna, tak se na mě majitel - prošedivělý starší pán - obrátil s otázkou "Nemáte něco s pamětí? Že si píšete, že máte zaměřit ještě jedno okno?" Trochu jsem byl vyveden z kontextu, ale i tak jsem mu vysvětlil, že lidský mozek není schopný si zapamatovat X věcí zároveň a protože se tím nechci stresovat, vše si píšu. Po delší debatě se mi svěřil, že si na úkoly často vzpomene až je pozdě, až už je každé ráno u prodejny a zjistí, že měl dovézt objednávky, faktury atp. Už si na to ale zvykl. Z jeho zapomínání se stal sport, návyk. Odnesl jsem si  z toho to, že na první pohled vypadám jako pako, ale pokud dostanu prostor, zjistím, že po vysvětlení proč, to ostatní začnou brát, pokud ne, tak jen tiše závidí a tradičně odmítají vše nové, či jiné :) A to už není má starost.

Jak z toho ven? Zaznamenávat pouze důležité věci, ty méně důležité nechat být. Pokud zrovna nemáte kam si to poznačit, nebuďte z toho nervózní, poproste vašeho protějška, ať vám ty věci pošle / zavolá / napíše. Pusťte to z hlavy. Pokud na to oba zapomenete, tak se asi nejednalo o nic důležitého a může to prostě vyhnít. Pokud se nepletu, tak základem toho všeho je mít čistou hlavu.

3) Rozhodovací paralýza – hromada úkolů a který si vybrat? Pochopitelně žádný je většinou ta správná odpověď. Nebo zcela chaoticky kousek toho, kousek tamtoho a nic dohromady není hotovo.

Jak z toho ven? Zde musím citovat, i když možná trochu nepřesně, Jardu Homolku:

• Proč bych to měl dělat?
• Když už já, tak proč?
• Proč právě já?
• Proč právě teď?

Většinu úkolů dostávám nařízeno, takže se k nim stavím následovně:

• Jaký je smysl toho úkolu?
• Nelze ten úkol dát někomu šikovnějšímu, odbornějšímu, rychlejšímu?
• Jakou prioritu úkolu dám, nebo je mu dána?
• Pokud je úkol hořák, prověřím, jestli je to opravdu hořák. Každý úkol je totiž hořák a včera bylo pozdě.
• Pokud již nemohu věnovat úkolu prostor, rychle odpovím, že nejdříve budu mít čas tehdy  tehdy - většina normálních kolegů / klientů to začne časem respektovat z principu: pokud nejde o život, jde o hovno.
• Neustále si opakuji, že mojí výhodou je spolehlivost Co slíbím, to dodržím. Pokud jsem tedy na celý den již vytížen, je nezbytné říci NE, jindy. Je to prostě o lidech.
• Dost mi v tomto pomáhá i kalendář, kde mám případně hlavní úkoly dne již naznačené (pokud se týkají např. týden dopředu) Většinou se to týká hlavně schůzek, kde už je pevný termín, nebo deadlajny projektů.

Důležitým krokem je dle mého minimalizovat, škrtat, nemilosrdně mazat kraviny. Třeba, že poletíte s Axe na Měsíc, přitom máte 160 kg a zlomenou nohu :)

4) GTD je primárně pro osobní použítí – jedete na vlně GTD, cítíte se skvěle, ale najednou jistou část dne trávíte v prostředí, kde je jiný systém, jiné metody a předpisy – ve většině případů jde o práci ve firmě, kde je intranet, exchange, Outlook. 

Jak z toho ven? Tuto situaci lze řešit:

• Duplicita, dvojí GTD – rozdělení na pracovní a osobní GTD, z mého pohledu dlouhodobě neudržitelné, pokud propojujete práci a osobní život.
• Implementace GTD na ostatní, nakazit je – delší cesta, z konference jasně zaznělo, že metodou nařízení je to cesta do pekla, metoda naučení životem mi přijde daleko lepší, ale za to časově nevyzpytatelná. To znamená nezmiňovat se o GTD, prostě pracovat na úkolech, odevzdávat je v čas, mít přehled. Jednou přijde otázka "Jak to děláš, že to vše zvládáš a já ne?" To je chvíle, kdy můžete předat ono know-how a to je taky startovací pozice pro to, aby daná osoba pozitivně přijala případnou změnu. Průser je, že to může trvat měsíce i roky. 
• Přizpůsobit si Outlook, nebo jinou app – zároveň si nenosit práci domů, v hlavě, ta je prostě zavřená v tom systému. Záleží na konkrétní situaci. Prázdná hlava je priorita.

Co mi GTD dalo a dává?

Hodnotu času a života – uvědomíte si, že každá vteřina je nenahraditelná, jednou se narodíte a jednou také zemřete, to mezitím je ve vašich rukou. To navíc může stejně rychle kdykoliv skončit. Proč bych měl 40 let dřív v továrně na oplatky? Proč bych si měl furt stěžovat na své problémy v hospodě nebo u kávy? Proč bych se měl hnát za mega úspěchem a financemi? Nebo za jakou cenu?

Sebekázeň, odpovědnost – odříct si pokušení, neutrácet, nevstupovat do dluhových pastí, žít s tím, co máme, ale zároveň jít dál směrem nahoru, duševně především. 

Spolehlivost, přehled nad úkoly –  stačí si představit takovou situaci, že na nic nezapomenete, že víte, co máte zařídit, že se s tím nenervujete - krásná představa, ne?

Umění říci NE – někdy je lepší říci ne, než se trápit a ztratit tak drahocenný čas s kolegy / klienty / kamarády, když tušíte, že z toho bude jenom problém. Já osobně se v tomto snažím poslouchat své vnitřní já, poslouchat svou vlastní intuici a i když jsem se zmínil, že nedám na první pohled, tak zde musím rozvést, že se jedná se o jeden z bodů, které ovlivňují budoucí možnost spolupráce. Ač se snažíte být pozitivně naladěn, usmíváte se, snažíte se navázat kontakt, tak jsou protějšky, kterým prostě nesednete i kdybyste se na hlavu stavěli. To platí i obráceně.

O krok dále – získaná svoboda vám dá křídla o věcech přemýšlet v širším kontextu, můžete změnit projekt o 180°, můžete potlačit hranice, že je něco nemožné, nereálné, nebo se to nedá, můžete vznést nápad, myšlenku, nebo řešení, dřív, než problém nastane. Samozřejmě, nohama na zemi. Nemožné dokážou jenom opice z reklamy na Toyotu, olé :) Každý ví, že dneska být zaprděncem, kterého kam posadíte, tam sedí, se prostě nenosí. Tah na branku, radost, energie, nemyslet furt na rozpočet, navazovat přátelské vztahy, je cennější, než prachy...

Cesta k celoživotnímu vzdělávání sebe i ostatních – už teď vím, že se neproberu v 50 a neřeknu si, že můj život jsem vlastně prožral, než prožil. Je nádherný pocit, když se něco nového naučíte, ještě nádhernější pocit, je, když tyto informace sdílíte a předáváte. To je dle mého i odpovědí na to, proč je takový vzestup a hlad po leadershipu, motivačních kurzech atp. Jsem přesvědčen, že to je i důvod, proč bohatí a slavní investují do neziskovek, snaží se angažovat v projektech – je to touha předávat, sdílet a darovat. Hrady a zámky se po smrti prodají, zdědí, majetek rozprodá, rozkrade. Jak bylo napsáno v Egypťanovi Sinuhetovi "...Zlato je jako prach u mých nohou a nemá pro mě ceny..."

Nový sport: vystupování z komfortní zóny – Čím více budete vystupovat z komfortní zóny, tím jednodušeji a svobodněji se budete rozhodovat, měnit svůj život a bude vás to bavit. Ale je to zvyk, musíte si jej vštěpit, není to mávnutí proutkem. Z mé zkušenosti doporučuji trochu sobeckosti.